تکنیک اولویت بندی کارها
تکنیک اولویت بندی کارها
تکنیک اولویت بندی کارها وقتی همه چیز مهم است چگونه کارها را اولویت بندی کنیم؟ “مشغله کاری” همیشه با پیشرفت برابری نمی کند – این تکنیک های اولویت بندی کارها به شما کمک می کنند تا از روز کاری خود به بهترین شکل ممکن بهره ببرید.
زمان مطالعه : 3دقیقه
در طول روز کاری، وظایف اغلب براساس نیازهای دیگران یا فوری بودن ضرب الاجل اولویت بندی می شوند. این ممکن است در زندگی شخصی ما نیز اتفاق بیفتد، با صرف زمان محدود برای فعالیت هایی که واقعا مهم هستند و انرژی بیشتری صرف مشغول بودن می شود.
اولویتبندی کارها به طور موثر میتواند این اولویت بندی را تغییر دهد و اطمینان حاصل شود که هر کاری که انجام میدهید باعث ارزش گذاری میشود و از به هم ریختن لیست کارهای شما جلوگیری میکند.
با اجرای استراتژیهای اولویتبندی، میتوانید منحنی روز کاری خود را به شدت تغییر دهید که بهترین مدیریت زمان را داشته باشید.
حتما بخوانید: 6مهارت مدیریت زمان برای افزایش بهره وری
7 استراتژی برای اولویت بندی کارها
اولویت بندی متفکرانه به طور معمول شامل ایجاد یک دستور کاری، ارزیابی وظایف، و تخصیص زمان و کار برای به دست آوردن بیشترین ارزش در مدت زمان کوتاه است. در اولویتبندی کارها لازم است انعطافپذیری وجود داشته باشد، زیرا ممکن است نیاز باشد کارهای با اولویت پایین را برای کارهای ضروری کات کنید.
-
فهرستی داشته باشید که شامل همه وظایف در یک واحد باشد
اولویتبندی موثر از درک کامل دامنه کاری که باید انجام دهید ناشی میشود – حتی پیش پا افتادهترین کارها نیز لازم است یادداشت و بررسی شوند. برای اینکه تصویری کامل از امور را به خود بدهید، ایده خوبی است که هم وظایف شخصی و هم کارهای روزانه را در یک لیست وظایف واحد قرار دهید.
همه چیز از رفتن به خشک شویی گرفته تا برنامه ریزی یک ملاقات شخصی با رئیس خود باید در همان فهرست ثبت شود. هنگامی که همه موارد نوشته شد، اولویت بندی معمولا با توجه به اهمیت، فوریت، طول مدت و پاداش هر کار انجام می شود.
-
آنچه مهم است را شناسایی کنید: درک اهداف واقعی خود
اگرچه اولویت بندی ممکن است یک استراتژی مدیریت زمان فوری به نظر برسد، اما اولویت بندی کارها در دستیابی به اهداف بلندمدت کلیدی است.
درک اینکه واقعا برای چه چیزی تلاش می کنید – خواه ارتقای شغلی، پروژه ای تمام شده یا تغییر شغلی باشد – به شما کمک می کند که وظایف مرتبط با آن نتایج آینده را شناسایی کنید. این امر ممکن است ایده خوبی باشد که این اهداف بزرگتر را به اهداف کوچکتر و مرتبط با زمان تقسیم کنید.
به عنوان مثال، هدفی سالانه را می شود به لیست کارهای ماهانه تجزیه کرد، و سپس به وظایف هفتگی، اولویت های روزانه و غیره منجر می شود.
این تفکر تصویر بزرگ در اولویت بندی موثر حیاتی است: این یک تصور غلط رایج است که پرمشغله بودن مساوی با پیشرفت است. با این حال، پر کردن روز خود با کارهایی که هیچ تاثیری بر هدف نهایی ندارند، زمان تلف شده است. درباره ارزش ماندگار هر کار با خود صادق باشید و همیشه هدف نهایی را در ذهن داشته باشید.
-
موارد فوری را جلوی چشم قرار دهید
لیست کارهای شما باید دید کاملی از ضرب الاجل ها داشته باشد و به شما کمک کند که تشخیص دهید کدام کارها باید به سرعت تکمیل شوند و طبق مهلت های آینده برنامه ریزی کنید.
ضرب الاجل ساختن حتی زمانی که به طور رسمی مورد نیاز نیست نیز مهم است. در غیر این صورت، به تعویق انداختن وظایف مهم صرفا به این دلیل که به زمان حساس نیستند، ادامه خواهید داد. (این استراتژی همچنین می تواند در افزایش بهره وری و کاهش اهمال کاری مفید باشد.)
-
اولویت بندی کارها بر اساس اهمیت و فوریت
استفان کاوی، تاجر و سخنران سرشناس، در کتاب خود در سال 1989 به نام 7 عادت افراد بسیار موثر، پیشنهاد می کند که وظایف باید بر اساس اهمیت و فوریت طبقه بندی شوند (و سپس اولویت بندی شوند).
- فوری و مهم: این کارها لازم است در ابتدا انجام شوند
- مهم اما فوری نیست: برای انجام این کار بدون وقفه، زمان را در تقویم خود حک نمایید
- فوری اما بی اهمیت: محول نمودن و وکالت کار به افراد دیگر و نماینده
- نه فوری و نه مهم: از لیست کارهای خود حذف کنید
یکی دیگر از راهبردها برای اطمینان از اولویت بندی وظایف مهم – حتی در بالا از درخواست های ذینفعان سختگیر یا درخواست های موقت “فوری” – روش مهم ترین وظایف (MIT) است. این استراتژی شامل ایجاد یک لیست جداگانه از تنها سه کار است که لازم است در آن روز انجام شود.
این وظایف باید بیشتر به دلیل اهمیتشان انتخاب شوند تا فوریتشان. برای تصمیم گیری، از خود سوالات هدف گرا بپرسید: چه وظایفی بیشترین تاثیر را بر نتیجه نهایی خواهند داشت؟ امروز توانایی انجام چه کاری را دارم که پیشرفت خود را به سمت آن هدف بیشتر کنم؟
-
از اولویت های رقابتی اجتناب کنید
زمانی که وظایفی که روی آنها کار می کنید سخت نیستند، مدیریت آنها در کنار هم نسبتا آسان است. با این حال، با افزایش دشواری، تحقیقات نشان میدهد افرادی که در موقعیتهای قدرت قرار دارند، احتمالا هدف واحدی را اولویتبندی میکنند، در حالی که افرادی که در موقعیتهای کم قدرت هستند به تلاش و مدیریت اولویتهای متعدد ادامه میدهند. این استراتژی وظیفه دوگانه با کاهش عملکرد مرتبط است، به این معنی که مهمترین وظایف با بالاترین استاندارد انجام نمیشوند.
یک تاکتیک برای متمرکز ماندن روی کار مهمی در یک زمان، شناسایی عوامل حواسپرتی احتمالی – کارهای همزمان یا درخواستهای موقت – و اجتناب فعالانه از آنها در طول روز است.
-
تلاش را در نظر داشته باشید
وقتی به فهرستی طولانی از کارهایی که لازم است انجام دهید خیره میشوید، به راحتی قادر هستید غرق در کارهایی شوید که نیاز به انجام آنها وجود دارد – احساسی که بهرهوری را کاهش میدهد و منجر به تعویق انداختن امور میشود. استراتژی برای غلبه بر این مساله شامل ارزیابی وظایف بر اساس تلاش مورد نیاز برای تکمیل آنها است.
اگر لیست کارهای شما خیلی سنگین می شود، کارهایی که به حداقل زمان و تلاش نیاز دارند را اولویت بندی کنید و به سرعت آنها را به انجام رسانید. این پاک کردن وظایف به شما فضای تنفسی می دهد و حس موفقیت را ایجاد می کند تا در طول روز شما را به حرکت درآورد.
-
مدام مرور کنید و واقع بین باشید
یکی از مراحل متدولوژی پنج مرحله ای انجام کارها شامل تامل انتقادی است. مرور مکرر فهرست وظایف و اولویتها برای بازیابی کنترل و تمرکز کلیدی است.
واقع بین باشید!
مهم نیست که کارها چقدر به خوبی اولویت بندی می شوند، مهم این است که چه مقدار دستاورد در یک روز دارید. به هرحال اجتناب از برخی عوامل حواس پرتی غیرممکن است. مهم است که در تعیین اهداف و اولویت بندی کارها واقع بین باشید. در غیر این صورت، توقعات نادرستی از اطرافیان خود خواهید داشت و مدام احساس میکنید که در حال عقب گرد هستید.
به یاد داشته باشید، هدف از اولویت بندی، صرف زمان برای انجام کارهای مهم است، اموری که در درازمدت تفاوت ایجاد می کنند و شما را در مسیر درست هدایت می کنند. وقتی اولویت بندی به خوبی انجام شود، کمتر واکنش نشان می دهید و تمرکز و تعمد بیشتری خواهید داشت. هدف تکمیل کاری است که نشان دهنده پیشرفت واقعی است، و اجازه دهید بقیه “مشغله ها” به حاشیه بروند.
جمع بندی کلی در تکنیک اولویت بندی کارها
همانطور که به ضرورت اولویت بندی پی می برید، ممکن است ،استراتژی های کلیدی ذکر شده در بالا را به طور خلاصه مرور می کنیم تا به شما کمک کند اولویت های خود را تعیین کنید.
همه چیز را یادداشت کنید: وظایف شخصی و کاری لازم است در یک جا ثبت شوند.
- اهداف بلندمدت را ارزیابی کنید: اهداف بلندمدت بزرگتر و کارهایی که برای رسیدن به آنها باید انجام دهید را در نظر بگیرید.
- اهداف بزرگتر را تجزیه کنید: برای درک چگونگی دستیابی به اهداف بلند مدت، آنها را به دستاوردهای سالانه، ماهانه و هفتگی تقسیم کنید.
- ضربالاجلهای واضح تعیین کنید: زمانبندیها را کاملا در معرض دید خود قرار دهید، و زمانی که به طور رسمی نیازی به هیچکدام از آنها نیست، برای خود ضربالاجل تعیین کنید.
- از روش فوری در مقابل مهم استفاده کنید: وظایف فوری و مهم را اولویت بندی کنید. زمان مشخصی را برای کار روی کارهای مهم غیر فوری تعیین کنید. و تمام وظایف دیگر را تفویض یا حذف کنید.
- یک لیست روزانه MIT ایجاد کنید: سه کار مهمی که باید در آن روز انجام شود را یادداشت کنید. این وظایف همیشه باید با اهداف بزرگتر و آینده شما مرتبط باشد.
- از حواس پرتی دوری کنید: عمدا از کارهای رقیب تمرکز دوری کنید، به خصوص با افزایش سختی کار.
- تلاش را در نظر بگیرید: زمانی که لیست وظایف شما بیش از حد می شود، بر اساس تلاش اولویت بندی کنید و آن کارهای ساده تر را با سرعت بیشتری انجام دهید.
منبع : Caitlin Bishop
برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره مستقیم از استاد وحید کریمی
و شرکت در سمینارها و خرید پکیج آموزشی با شماره های 02144477962 تماس بگیرید!
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.