کتاب مدیریت امور روزانه
جوسلین گلی نویسنده زن آمریکایی است که به ایجاد خلاقیت در آثارش مشهور است. وی اولین گامهای نویسندگی را با ارائه محتوای آموزشی نظیر پادکست در وبلاگ خود آغاز کرد. کتاب مدیریت امور روزانه راهکارهای ساده و عملی برای افزایش بهرهوری و مدیریت زمان را تشریح میکند.
موضوع کتاب مدیریت امور روزانه
امروز با توجه به پیشرفت فنّاوری و استفاده روزافزون از شبکههای اجتماعی، موضوع مدیریت زمان به امر پیچیدهای مبدل شده است. اغلب افراد با کوهی از کارهای انجامنشده روبرو هستند. در این هنگام نهتنها از انجام امور شخصی خود بازمیمانند، که حتی انجام امور مربوط به شغل خود را هم با چالشهایی روبرو میبینند.
جوسلین در این کتاب عوامل افزایش بهرهوری را زیر ذره بین گذاشته است. وی با تحقیق فراوان، مهمترین عوامل اثرگذار برای هدفمندسازی زمان را موشکافی میکند. البته مطالب این کتاب صرفاً به تحقیقات جوسلین ختم نمیشود! او از تجربیات افراد موفق این زمینه همچون دن آریلی و ست گودین بهره برده است.
در یککلام کتاب، روشهای بهینهسازی زمان و اولویتبندی امور را به شما میآموزد. این کتاب را بخوانیم تا دیگر نیاز نباشد کارهای بیشمار را انجام دهیم. بلکه مهمترین آنها را بیابیم و فقط روی امور مهم متمرکز شویم.
کتاب مناسب چه افرادی است؟
- کسانی که با کوهی از کارهای انجامنشده روبرو هستید
- افرادی که به دنبال روشی اصولی برای زمانبندی امور و مدیریت بهینه زمان هستند
- مالکین کسبوکارهایی که قصد افزایش بهرهوری سازمان خود رادارند
جاسلین گِلی با ارائه راهکارهایی برای مدیریت امور روزانه نکات مهمی را در مورد مدیریت زمان آشکار میسازد. کتاب مدیریت امور روزانه در مورد طراحی روتین، افزایش تمرکز و پرورش ذهن خلاق است. مدیریت از مدیریت بهینه زمان سرچشمه میگیرد که این مهم در ایجاد تغییرات جزئی امام مهم خلاصه میشود.
نخ دندان مثالی است که خانم گِلی در این کتاب مدیریت زمان به آن اشاره میکند. استفاده از نخ دندان به مرور تبدیل به عادت میشود که خود به تشکیل چرخهای روتین و عادات دیگر کمک زیادی میکند.
عوامل حواسپرتی
همه ما میدانیم که نمیتوان دو هندوانه را با یکدست گرفت! پاسخگویی به ایمیل یا پیامهای شبکههای اجتماعی درواقعی که بر روی کاری مهمتر متمرکز هستیم اصلاً خوب نیست. وقتی روی کار مهمی مثل مطالعه متمرکز هستیم باید عوامل حواسپرتی را حذف کنیم. این عوامل مزاحم، تمرکز و بهرهوری ما را بهشدت کاهش میدهد.
قورباغه را “اول صبح” قورت دهید!
در ابتدای صبح و زمانی سطح انرژی بدن در بالاترین حد ممکن قرار دارد. بنابراین فعالیتهای مهم باید در ابتدای صبح انجام شود. همان چیزی که برایان تریسی در یکی از کتابهای خود از آن تحت عنوان “قورباغه” یاد میکند و تأکید میکند که باید آن را “قورت دهیم! ”
ازنظر خانم گِلی اولین اصل مدیریت امور روزانه انجام کارهای مهم در ابتدای صبح است. همچنین حین انجام کارهای مهم باید عوامل حواسپرتی را حذف نمود. موارد کماهمیت مثل پاسخ به ایمیل یا چرخیدن در شبکههای اجتماعی در ابتدای صبح کار غیراصولی است. همچنین باید بهطور دقیق ورودیها به مغز را طی این زمان تحت نظر داشته باشیم. بهعنوانمثال مطالعه صفحه حوادث روزانه مخصوصاً ابتدای صبح بهکلی انرژی ما را به چالش میکشد.
خواب کافی برای مدیریت امور روزانه
گِلی در کتاب مدیریت امور روزانه در مورد ساعت بیولوژیک بدن یا همان بادی سایکل صحبت به میان میآورد. داشتن خواب کافی شبانه از اهمیت ویژهای برخوردار است.اکنون مقوله خواب تبدیل به یک علم شده است و کتابهای زیادی هم در این زمینه تألیف شده است.
بد نیست بدانیم خواب دارای چرخهای مختلفی است. این چرخها در طول شب باید بهطور منظم تکرار شود. بنابراین اگر شب خواب عمیق و باکیفیتی نداشته باشیم در ابتدای صبح سطح انرژی جسمی ما پایین است. بادی سایکل یا همان چرخهای فیزیولوژیک بدن، متشکل از ریتمهای ۹۰ دقیقهای است. بنابراین برنامه روزانه باید در قطعات زمانی حداکثر ۹۰ دقیقهای تعریف شود! درواقع پس از هر ۹۰ دقیقه فعالیت باید چند دقیقه استراحت نموده و مجدداً فعالیت از سر گرفته شود.
بیدرنگ شروع کنید!
گِلی برای مدیریت امور روزانه به نکته ظریفی اشاره میکند. وی “انجام صحیح کار” را مقدم بر “حس و حال انجام کار” میداند. این مهم یک اصل کلیدی بهحساب میآید.
برخی اوقات حال انجام یک کاری را نداریم. اما با آغاز و پیش رفتن، حس و حال انجام کار خودبهخود به وجود میآید!
مطالب کتاب مدیریت امور روزانه ازآنجا جالب میشود که استرس و نگرانی را به انجام کار گره میزند!جاسلین گِلی معتقد است که انجام یک فعالیت مفید مانند کتاب خواندن، نگرانی ما را تا حدود زیادی کاهش میدهد. با انجام کارها حس برنده بودن در ما القاشده و تمرکز را افزایش میدهد.
مدیریت توجهات!
کتاب مدیریت امور روزانه یک راهکار عملی برای انجام فوری کارها ارائه میکند. کافی است زمانی که حس و حال انجام کار را نداریم توجه خود را “از انجام کار” “به یکچیز دیگر” معطوف کنیم.
تست معروف مارشملو یک تست روانشناسی است. برای انجام این آزمایش تعدادی کودک را گرد هم میآورد. یک ظرف حاوی شیرینیهای خوشمزه هم آماده میکنند. سپس هر بار کودکی را با ظرف شیرینی درون اتاق برای چند دقیقه تنها میگذارند. از کودک خواسته میشود مادامیکه در اتاق تنهاست، فقط یک شیرینی بخورد. به کودک میگویند اگر تحمل کنند و فقط همان یک شیرینی را بخورند، آنوقت پس از خروج از اتاق، یک شیرینی هم هدیه خواهند گرفت.
این آزمایش نشان داد که برخی از کودکان بر وسوسه شیرینیهای خوشمزه غلبه کردند و فقط یک شیرینی خوردند. در عوض عدهای از کودکان نتوانستند به میل خوردن شیرینی غلبه کنند. درواقع آنها برخلاف چیزی که به آنها گفتهشده بود، بجای یک شیرینی، دو یا چند شیرینیخورده بودند!
آزمایش مارشملو نشان داد کودکانی که توجه خود را از موضوع شیرینی به موضوع دیگری معطوف کرده بودند از این آزمایش سربلند بیرون آمده بودند! آنها موفق شده بودند طبق درخواستی که از آنان شده بود، فقط یک شیرینی بخورند.
کتاب مدیریت امور روزانه با الهام از فلسفه آزمایش مارشملو توصیه مشابهی را به ما میکند. یعنی موقع انجام کار باید حواس و توجه خود را به موضوعی غیر از انجام کار معطوف کنیم تا بر اهمالکاری غلبه کنیم.
موازی کاری ممنوع!
برای افزایش بهرهوری در انجام کارها و مدیریت امور روزانه از انجام همزمان کارها خودداری کنیم.خداوند مغز انسان را بهگونهای طراحی کرده است که درآنواحد میتواند روی یک موضوع متمرکز شود.
همه میدانیم که صحبت با تلفن همراه حین رانندگی اقدامی خطرآفرین است. حین مکالمه با تلفن همراه، توجه نسبت به رانندگی کاهش مییابد. همین مسئله باعث میشود تا مغز دیرتر نسبت به وقایع پاسخ دهد. بنابراین اگر به دلیل مکالمه با تلفن همراه حین رانندگی، مغز ما فقط نیم ثانیه دیرتر فرمان ترمز گیری را صادر کند، ممکن است یک فاجعه به وقوع بپیوندد!
زمان و مکان مشخص
برای افزایش بهرهوری در انجام کارها بهتر است زمان و مکان مشخصی را برای انجام امور اختصاص دهیم.
زمان مشخصی را برای انجام یک فعالیت مشخص در محیط مشخصی در نظر بگیرید. اینگونه مغز میآموزد که خودش را برای انجام کار مشخص در آن زمان و مکات تعریفشده تطبیق دهد.
دلیل داشته باشید
امروز فنّاوری لحظهبهلحظه در حال گسترش است. شبکههای اجتماعی برای برخی افراد تبدیل به یک معضل شده است. چاهی که انتها ندارد!
چنانچه استفاده از شبکههای اجتماعی را مدیریت نکنیم ممکن است کل زمان روز را از دست بدهیم.
جاسلین گِلی نویسنده کتاب مدیریت امور روزانه برای استفاده از فنّاوری توصیهای ارزنده برایمان دارد. قبل از استفاده از هر شبکه اجتماعی دلیل داشته باشید! همچنین زمان و خط قرمزها را مشخص کنید.
هنگامیکه قصد استفاده از یک شبکه اجتماعی (مثل اینستاگرام) را دارید، حتماً از قبل دلیل استفاده را مشخص کنید. آیا هدف شما گشتوگذار است؟ مشکلی نیست، فقط زمان پایان استفاده را اکنون مشخص کنید و به آن پایبند باشید.
نقش قدرت عادات براساس کتاب مدیریت امور روزانه
در کتاب قدرت عادت نوشته چارلز داهیگ عادت به انجام ناخودآگاه و بدون زحمت یک کار اطلاع میشود. مصلا عادت شخصی که چند سال است رانندگی میکنند، “رانندگی کردن” است! بر همین اساس وی بدون زحمت و ناخودآگاه فعالیت رانندگی را انجام میدهد.
هر عادتی در سه فاز تعریف میشود. چرخه، روتین و پاداش. درواقع یک محرک باعث میل به انجام کار میشود. مثلاً هشدار تلفن همراهتان مبنی بر پست جدید اینستاگرام میتواند یک محرک باشد.
سپس شما یک چرخه (روتین) را دنبال میکنید. روتین همان اقدام همیشگی است که با بهواسطه محرک(هشدار تلفن) انجام میدهید. مثلاً چرخیدن در اینستاگرام همان روتین است. درنهایت پاداشی نصیبتان میشود. مثلاً حس و حال خوب پس از مشاهده چند پست طنز میتواند همان پاداش باشد.
سه مرحله فوق آنقدر تکرار میشود تا این فعالیت در وجود شما تبدیل به یک عادت میشود. مشکل اینجاست که عادات ما امور روزانه ما را هم در دست میگیرند دو مدیریت آن را از دستمان خارج میکنند!
البته فنّاوری ابزارهای مفیدی برای مقابله با شکلگیری این عادات بد در اختیارمان قرار داده است. نرمافزارهای تحت عنوان “دنبال کننده زمان” (time tracker) یا “دنبال کننده برنامهها” (app tracker) بر همین اساس طراحیشدهاند. این نرمافزارها بهطور خودکار استفاده شما از یک نرمافزار (مثلاً شبکه اینستاگرام) را محدود میکنند.
هیچ کاری نکنید!
دقت کرده که ایدههای خوب در چه زمانها و مکانهایی به ذهنمان میرسد؟ مثلاً با خانواده در حال مسافرت هستید که در طول مسیر ناگهان ایدهای به ذهنتان میرسد!
کتاب برای افزایش خلاقیت راهکار سادهای دارد؛ گاهی وقتها هیچ کاری نکنید!
همین راهکار ساده اما پرکاربرد باعث پدیدار شدن ایدههای فوقالعاده در ذهنمان میشود. قاعده خلاقیت تصادفی همهجا با ما و در کنار ماست.
در طول روز ساعت مشخصی را نظر بگیرید و آن هنگام به هیچ موضوع خاصی فکر نکنید. اجازه دهید ذهن شما پرواز کند و به هرکجا که دوست دارد برود. منتظر پدیدار شدن ایدههای خوب در حین پرواز ذهن باشید!
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.